Bücher, Flyer, Briefe & mehr: Was man mit Word alles machen kann

Sobald es um eine Verarbeitung von Texten auf einem Computer geht, kommt man um jenes Programm nicht vorbei: Die Sprache ist von Microsoft Word. Mit dem Marktanteil von ganzen 85 Prozent gehört Word zu dem meistgenutzten Textverarbeitungstool in inländischen Unternehmen, wie eine wichtige Begutachtung aus dem Jahr 2020 zeigt. Wie kommt dieser außergewöhnlich hohe Anteil zustande?

Nun, um es kurzzufassen:

Microsoft Word ist eben gut. Die Computersoftware war, als sie zu Beginn der 90er erschien, bahnbrechend und wurde seitdem kontinuierlich fortentwickelt und an die Bedürfnisse der Nutzer angeglichen. Ungeachtet verschiedener Software-Alternativen auf dem Markt kann bis dato kein Konkurrenz-Angebot Word den Rang abnehmen. Doch was ist der Schlüssel zum Erfolg von Microsoft Word? Was genau macht das Programm derart beliebt?

Die Computersoftware Word von Microsoft ist ein Textprogramm und Element des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows als auch für macOS erhältlich. Über die Tatsache hinaus gibt es ebenfalls mobile Apps für Android, iOS sowie Windows Phone.

Nahezu immer, sobald es sich um einen Text handelt, welcher auf dem PC in einer Art abgespeichert oder auch verarbeitet werden soll, ist Word eine richtige Entscheidung. Die Einsatzmöglichkeiten sind daher groß und reichen vom privaten bis in den beruflichen Sektor: Von der Produktion von Büchern über Flyer, Einladungen, Briefe sowie Imagebroschüren ist mit Word sehr viel ausführbar.

Um sämtlichen Publikationen einen einzigartigen Touch verleihen zu können, können Sie Inhalte in Word vielfältig formatieren: Soll das Geschriebene linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder etwa im Blocksatz stehen? In welcher Größe sollen die Wörter sein oder welche Schrift soll eingesetzt werden? Wie groß sollen die Abstände zur Seite sein? Word-Dateien lassen sich strukturiert gestalten, man kann hierzu entsprechend Inhaltsverzeichnisse erstellen sowie Bilder einarbeiten – all diese, und noch unzählige Einstellungen mehr, lassen Dokumente in den unterschiedlichsten Versionen erscheinen.

Vom Computer ins Museum und zurück: Die Geschichte von Microsoft Word

Der Begriff WYSIWYG hat durch Word weltweite Berühmtheit erlangt. Bestimmt denkt nun der eine oder andere: Wysi-was?! – WYSIWYG ist das Akronym, welches in der IT für den Grundgedanken „What You See Is What You Get“ steht. In anderen Worten: Dieses, was man in Word sieht, bekommt man am Ende auch als Resultat heraus, sobald man dieses ausdruckt oder als sogenanntes nicht veränderbares PDF-Dokument abspeichert. Klingt normal, ist es aber nicht. Eine solche Beschaffenheit der Echtzeitdarstellung war damals, als Microsoft Word am Markt erschien, noch ganz und gar revolutionär. Aus aktueller Sicht mag es abwegig klingen, doch: Im Jahr 1989, als eine erstmalige Windows-Version bekannt wurde, kamen etliche Computer wegen der WYSIWYG-Methode an ihre Leistungsgrenzen. Demzufolge war die Auswahl an Schriftrichtungen etc. in Word auch noch deutlich eingeschränkter, als wir es heute gewohnt sind.

Unterschiedliche Formatierungen ausprobieren? Ging damals bloß durch Drucken sowie Nebeneinanderlegen der unterschiedlichen Druckergebnisse. Das Endresultat schon gleich auf dem Bildschirm im Verlauf des Entstehungsprozesses erblicken zu können, war demnach am Anfang der 90er Jahre absolut neuartig und eine Steigerung im Bereich Usability – ergo in Sachen Anwenderfreundlichkeit sowie Handhabbarkeit einer Software.

Apropos: Angesichts der tollen Erfolgsstory des Stücks Computersoftware hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a gestiftet. Dieser Quellcode befindet sich in den Händen des Computer History Museums, wo dieser seit 2014 für wissenschaftliche Ziele zum Download bereitsteht.

Was kann Word eigentlich?

Seit vielen Jahren gehört Microsoft Word zum Norm-Repertoire in nahezu jeder Firma und auf so gut wie jedem privaten Computer – sofern logischerweise kein Mac im Einsatz ist (aber auch für macOS gibt es übrigens mittlerweile eine vollumfängliche Word-Ausführung). Mit Word lassen sich Dokumente formatieren sowie mit kreativen Designs versehen, das wissen wir schon – aber was steckt zusätzlich in der Software, dass diese derart beliebt ist?

Eines der mächtigsten Tools in Word ist die umfassende Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Falls man sich vertippt, wird das als inkorrekt erkannte Wort rot unterstrichen. Mit Rechtsklick kann in Sekundenschnelle das korrekte Wort ausgesucht werden – einfacher geht’s nicht! Word berücksichtigt hier aber nicht nur die Rechtschreibung, sondern genauso Satzstruktur, Groß- und Kleinschreibung sowie Interpunktion. Enorm hilfreich und für viele Anwender eines der wertvollsten Werkzeuge im Zusammenspiel mit geschriebenem Text.

Ebenso eine ultimative Arbeitserleichterung bei der Abhandlung an Texten, besonders in der Gruppe: Eine „Änderungen nachverfolgen“-Eigenschaft. Einmal über Überprüfen > Änderungen nachverfolgen aktiviert, werden sämtliche Änderungen, welche an dem Dokument getan werden, unaufgefordert in Word transparent protokolliert. Gepaart mit einer Kommentar-Eigenschaft (Überprüfen > Neuer Kommentar) hat man damit das bestmögliche Handwerkszeug, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Darüber hinaus sind diese beiden Werkzeuge ideal geeignet, um die textlichen Werke weiterer Personen zu korrigieren oder ihnen Feedback darzubieten. Mit ebenjenen modernen, sogenannten „Modernen Kommentaren“ hat Microsoft jene viel genutzten Word-Eigenschaften außerdem noch besser an die Belange der Anwender angepasst: Kommentare sind jetzt noch überschaubarer nach Versender untergliedert und lassen sich in Threads zusammentun. Schreibt man an einem solchen in der Cloud eingelagerten Dokument, können in den neuartigen Anmerkungen per @mention Personen direkt in einem Kommentar genannt werden und man kann Teammitgliedern aus dem Word-Dokument heraus Aufgaben zuordnen – super smart!

Tipps & Tricks: So lässt es sich besser arbeiten mit Word

Da dermaßen viele Menschen tagtäglich mit Word arbeiten, ist es an der Zeit für ein paar Tipps, welche uns im Office-Tagesgeschäft mit dem Textverarbeitungsprogramm viel Zeit sparen können. An dieser Stelle kommen daher sechs echt geniale Word-Anregungen, welche jeder Benutzer kennen sollte:

1. Vorlagen nutzen: Microsoft stellt eine Menge Layouts für Word kostenlos zur Verfügung: Aus mehr als 40 Kategorien kann man zwischen Lebensläufen, Kalendern, Plakaten, Faltblättern, Imagebroschüren, Einladungen, Business Plänen und vielen weiteren Design-Vorlagen aussuchen, welche einem jede Menge Aufwand ersparen.
2. Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C und STRG + V für Copy und Paste kennt mit Gewissheit jeder. Aber was ist mit STRG + S für Speichern? Oder wussten Sie, dass Sie mit Markieren eines Absatzes und STRG + L den Text linkszentriert setzen, während der Inhalt durch STRG + R rechtsbündig wird? Ihren Zeilenabstand von 1,5 schaffen funktioniert ebenso ganz flink und einfach über STRG + 5. Und wer die vorhergehende Handlung rückgängig machen möchte, presst einfach STRG + Z. Kurzum: Shortcuts ersparen, sinnvoll angewendet, sehr viel Zeit. Eine Zusammenfassung sämtlicher zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen in Word ist hier vorzufinden.
3. Formatvorlagen individualisieren: Insbesondere im Unternehmensumfeld, wo ein gewisses Corporate Design berücksichtigt werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, mit dem Ziel, Inhalten einen einheitlichen Touch zu geben. Einmalig in der Formatvorlage definiert, ist beispielsweise die Hauptüberschrift ganz automatisch in Verdana 24 Pt. mit dem Zeilenabstand von 20 Pt. nach unten, obgleich der Fließtext 12 Pt. hat sowie im Blocksatz steht. Formatvorlagen sind bei einer Erzeugung von akademischen Arbeiten ein totales Muss, damit beispielsweise das Register fehlerfrei erstellt wird, doch ebenso im Businessumfeld eine deutliche Referenz, mit dem Ziel, ein einheitliches Äußeres zu garantieren und sauber gegliederte Unterlagen zu erhalten.
4. Blindtext einfügen: Wer allerhand mit Word arbeitet, jener wird auch mehrfach unterschiedliche Formatierungen ausprobieren, um mit dem Design zu hantieren. Denn das Auge liest selbstverständlich mit. Um diverse Formate zu erproben, ist es hilfreich, Absätze mit Blindtext, also bedeutungslosem Text mit wahllosem Kerngehalt, einzufügen. In Word kann man das sehr mühelos und schnell umsetzen, insofern man Folgendes am Anfang einer neuen Textzeile eintippt und Enter drückt: =rand(2,3) – Die vorderste Zahl steht im Zuge dessen für die Menge der Absätze; ein Ergebnis zwischen 2 bis 5 sollte also für die meisten Fälle geeignet sein. Der zweite Wert gibt die Menge der Textsätze an, welche im Absatz enthalten sein müssen; für kurze Textabsätze eignen sich also Zahlen zwischen 2 und 4, für etwas größere Absätze wählt man hier 5 oder mehr.
5. Cursor-Position merken: Eine Funktion, welche besonders bei der Arbeit an mehrseitigen Dokumenten beachtlich hilfreich ist, ist das Einprägen der vorherigen Cursor-Lage. Word sichert ganz automatisch die vergangenen vier Cursor-Standorte mit – ganz ohne, dass man etwas dafür tun braucht. Man muss nur wissen, wie man diese aufsuchen kann: Hierfür Shift und F5 pressen. So lassen sich die letzten vier Bearbeitungsstellen im Schreiben in Sekundenschnelle wiederfinden.
6. Speichern, speichern & nochmal speichern: Wer häufig Word verwendet, wird den Anwendungsfall vielleicht auch schon einmal erlebt haben: Zig Seiten Text sind bereits geschrieben doch gerade an diesem Punkt hängt sich der Rechner auf oder der Akku vom Laptop ist aufgebraucht. Dokument abgespeichert? Leider nicht. Deshalb allgemein der Tipp: Regelmäßig zwischenspeichern! Und da die meisten über den Zeitraum verteilt mehrere Word-Dokumente aufmachen, zum Schluss noch ein Tipp, wie man alle aufgemachte Word-Dokumente zum Feierabend hin zusammen speichern kann: Shift-Taste pressen, auf „Datei“ klicken sowie „Alles speichern“ wählen. Allesamt zumachen geht im Übrigen genauso smart: Shift gedrückt halten > Datei > Alles Schließen. Na dann: Bezaubernden Feierabend!

Wollen auch Sie mit Microsoft Word Ihren Mitarbeitern zu mehr Leistungsfähigkeit verhelfen, so kommen Sie sehr gerne auf uns zu.