Der Exchange Server: Was er bietet und wie man ihn betreiben kann

Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- wie auch Kollaboration-Plattform, welche E-Mail, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenfasst. Exchange bringt zusätzliche Optionen wie die Möglichkeit, Mails an andere Exchange-Benutzer zu schicken, Arbeitstermine zu erstellen und zu teilen, Kontakte zu organisieren und Aufgaben zu erstellen und zu verfolgen.

Microsoft Exchange ist eine zentrale Komponente von Office 365, dem cloudbasierten Dienst, welcher Nutzern die Möglichkeit bietet, auf ihre E-Mails, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben von jedem internetfähigen Endgerät aus zurückzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein gefragter E-Mail-Service, welcher vielen Unternehmen eine verlässliche und sichere E-Mail-Lösung liefert. Mit der neuen Microsoft Exchange Cloud können Unternehmen ihre E-Mail-Accounts in der Cloud hosten sowie so von überall auf deren E-Mails zurückgreifen.

Microsoft Exchange ist jedoch viel mehr als ein E-Mail-System: Exchange umfasst auch Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, smarte Anti-Spam- wie auch Anti-Viren-Filter und eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine umfangreiche Suchfunktion wie noch vieles mehr.

Ein anderes wichtiges Feature von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Vorhandene Gerätschaften wie Beamer oder Laptops, aber auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder Teams zuweisen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich sicherstellen, dass Meetings reibungslos stattfinden, weil allzeit auch tatsächlich die richtigen Räumlichkeiten und Geräte zur Verfügung stehen.

Der Einsatz von Microsoft Exchange hat etliche Vorzüge, so ist die Lösung beispielsweise anpassbar, mit unterschiedlichen Typen betreibbar, mit jedem System nutzbar und bringt eine tiefe Integration in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.

Microsoft Exchange Betrieb: So geht’s

Es gibt zwei Arten, um die Groupware-Lösung Exchange zu nutzen: Auf dem eigenen Server oder mittels Cloud. Auch hybride Mischformen der Server-Installation und des Online-Services sind mit Exchange möglich. Entscheidet man sich für die Cloud-Variante, kann man wahlweise die Microsoft Cloud wählen oder Exchange auf Servern von Drittanbietern hosten.

• On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die private, bestehende IT-Umgebung integrieren zu können, sind eine Serverlizenz sowie die sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) erforderlich. Nur wenn man beides hat, ist man berechtigt, Microsoft Exchange auf der privaten Hardware in seinem Rechenzentrum zu verwenden.
• Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Kontext des Onlinedienstes Microsoft 365 kann der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Variante nutzen zu können, braucht es eine sogenannte User Subscription License (USL). Hiermit ist man berechtigt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu benutzen – gleichzeitig ist jedoch auch ein paralleler Betrieb im eigenen Rechenzentrum gestattet, sodass sich flexibel hybride Hosting-Szenarien realisieren lassen.
• Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Infrastruktur innerhalb Europas: Statt die Microsoft Cloud zu nutzen, kann man Exchange auch über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder IT-Dienstleister, welche bei Microsoft jeweilige Lizenzen besorgt haben, bieten ein Exchange-Hosting öfters in Fasson bedarfsgerechter Tarifpakete an, die sich passgenau an die Erfordernisse des Unternehmens anpassen lassen können.

Was für ein Nutzungsmodell ist denn nun am sinnvollsten für mich? Dies hängt größtenteils von der Größe des Unternehmens ab. Für kleinere bis mittelständische Unternehmen bieten sich cloudbasierte Lösungen an, da sie meist weder über die Mittel noch über das notwendige Personal verfügen, das für die Inbetriebnahme sowie Unterhaltung des Microsoft Exchange Servers notwendig sind. Wer maximale Überprüfung über Backups, Datenschutz plus Co. haben möchte, für diesen kommt hingegen bloß der Betrieb im privaten Rechenzentrum in Frage – nur bei dieser Betriebsvariante obliegt einem eine Datenhoheit, was wiederum für die Firmen ein zentraler Aspekt ist.

Ist Microsoft Exchange denn auch sicher?

Microsoft Exchange bietet Nutzern eine ganze Reihe von Sicherheitsfunktionen, die ihnen dabei helfen, die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien zu versichern und Daten vor unbefugtem Zugang zu bewahren. Grundsätzlich lässt sich sagen: Exchange gewährt es Firmen, die Kontrolle über deren E-Mail-Interaktion, deren Kontakte und Termine zu behalten. Es kann sichergestellt werden, dass bloß autorisierte Personen Zugriff auf Daten bekommen.

Aber genügt das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Thema, besonders für Firmen aus Europa. Mit der Implementierung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Vorgaben an die Sicherheit personenbezogener Daten erheblich gestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt natürlich der DSGVO. Zum Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfangreichen Leitfaden bereit: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide

Möchten Sie Microsoft Exchange einsetzen oder Ihre bestehende Infrastruktur optimieren? Um was es sich auch dreht: Sprechen Sie uns gerne an!