Die Notiz-App von Microsoft: Was kann OneNote?

Evernote, Apple oder Google Notizen: Praktische Notizerfassungsprogramme gibt es mittlerweile viele. Doch gibt’s da ebenfalls etwas aus dem Hause Microsoft? Aber sicher: Die Applikation Microsoft OneNote. Kostenlos und problemlos in der Handhabung liefert OneNote alles, was es braucht, um Dokumente und Dateien unkompliziert und schnell zu deponieren, zu editieren wie auch zu speichern.

Die Applikation OneNote von Microsoft ist eine Möglichkeit zur Aufbewahrung sowie Organisation von Anmerkungen. Mit der benutzerfreundlichen Applikation lassen sich wichtige Dokumente oder Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und gleichzeitig übersichtlich verwalten. OneNote ist quasi ein elektronisches Notizbuch. Es lässt sich in Bereiche sowie Seiten kategorisieren – demzufolge vom Konzept her recht analog wie ein Notizbuch aus Papier. Allerdings gestattet die elektronische Ausführung des Notizbuchs auch ein Ordnen, Steuern sowie Suchen und vereinfacht das Arbeiten dabei gewaltig. In OneNote lassen sich intuitiv auf die Schnelle Ideen oder To-dos hinzufügen, aber ebenso ausführliche Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote ebenfalls mit anderen teilen und man kann zusammen an diesen tätig sein – ein Feature, welches vor allem beim Gebrauch in Unternehmen äußerst hilfreich sein kann.

Damit man den Überblick behält, lassen sich Notizen in Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die nötige Interaktivität kann man selbstverständlich ebenfalls Dateien wie PDFs oder aber Audionotizen, Onlinevideos sowie andere Medien einbinden – ganz automatisch mit der richtigen URL ausstatten, wenn man Beiträge aus dem Internet integriert.

OneNote ist im Übrigen kostenlos verwendbar, wobei Office-365-Kunden von weiteren Funktionen wie einer Outlook-Integration, der Versionsverwaltung sowie der Hilfestellung von Microsoft SharePoint einen Nutzen haben. Der elektronische Notizblock ist aber keinesfalls bloß für Windows verfügbar, sondern auch als App für iOS und Android und auch für macOS – damit hat man stets alle Notizen überall zur Hand und eventuell auch synchron, sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist. Bei aktivierter Cloud-Synchronisation zu OneDrive spielt es keine Rolle, ob man eine Notiz vom Windows-PC, dem Smartphone oder einem Mac einsieht oder überarbeitet – es ist immer alles auf dem gleichem Stand.

Achtung: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert werden - es kann aber kostenfrei im Netz heruntergeladen werden:

zum OneNote Download

OneNote: Die Microsoft-Notizlösung für Unternehmen

Während sich im privaten Gebiet mit OneNote perfekt Kochrezepte, Einkaufslisten und To-do Listen für die Familienbande anfertigen sowie organisieren lassen, kann OneNote auch im Unternehmen äußerst nützlich sein. Primär dann, wenn unterschiedliche Mitarbeiter auf Informationen zugreifen müssen – also eigentlich immer –, bringt die Notiz-Applikation OneNote eine perfekte sowie kostenfreie Möglichkeit. In OneNote lassen sich Arbeiten, Inspirationen, Protokolle sowie vieles mehr übersichtlich geordnet abspeichern. So ist beispielsweise das firmenweite Entwerfen einer Wissensdatenbank oder eines allgemeinen Wikis in OneNote denkbar. Doch auch beim Gebrauch in Projekt-Teams kann OneNote punkten. Für eine automatische Synchronisation und eine gemeinsame Bearbeitung im Team ist lediglich eine Netzwerkfreigabe oder die Sicherung in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive erforderlich.

Grundlegend gibt es in OneNote immer folgende Form:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Heißt: Der „Notizblock“ OneNote, der alles beinhaltet, ist in verschiedene Bereiche mit Unterabschnitten unterteilt, die erneut jeweilig verschiedene Seiten einschließen können. Das kann man sich ganz ähnlich wie ein Buch aus Papier vergegenwärtigen, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel sowie einzelne Seiten gibt.

Microsoft-Nutzer gewinnen beim Gebrauch von OneNote damit, dass OneNote sich übergangslos in alle anderen Produkte der Office-Palette integriert. Auf diese Weise lassen sich Informationen aus Word zum Beispiel in Sekundenschnelle zu OneNote übertragen.

Was ist ansonsten noch essenziell zu wissen zu OneNote?

Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Zugangswort versehen und auf diese Weise durch einen unbefugten Zutritt von Dritten absichern.
Man kann Notizen untereinander vereinen.
Es gibt eine eingebundene Text- und Spracherkennung. Damit können auch Inhalte, welche sich in eingefügten Aufnahmen und Sprachdateien „verstecken“, über die Suche ermittelt werden.
OneNote eignet sich optimal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.
Notiz-Seiten in OneNote sind unendlich groß. Doch Achtung: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn nötig.

Tipps & Tricks: So lässt es sich besser arbeiten mit der Notiz-App OneNote

Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz egal, ob OneNote geöffnet ist oder nicht: Presst man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot erstellen, für welchen man direkt den geeigneten Speicherort in OneNote festsetzen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) – unkompliziert nur noch auf „An den ausgewählten Speicherort senden“ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an genau dieser Stelle, wo man ihn braucht.
Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich ebenfalls Audioaufzeichnungen anfertigen – besonders praktisch beispielsweise dann, wenn Meetings erfolgen, an denen nicht alle partizipieren können. Ebenso eine prima Funktion, wenn einem während der Autofahrt Gedanken in den Sinn kommen, welche man nicht vergessen will, die man aber in diesem Moment nicht auf Papier bringen kann.
Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Das Gute an Audioaufnahmen in OneNote: Sie lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Inhalten in Audiodateien zu aktivieren, muss diese Funktion einstmals aktiviert werden: Hierfür im Menü auf „Datei“ klicken und darauffolgend „Optionen“ wählen. Anschließend „Audio und Video“ wählen und dort den Punkt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ ankreuzen. Mit „OK“ bejahen, erledigt.
Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind viele von zeitsparenden Shortcuts verborgen, welche das Arbeiten mit den Notizen noch rascher sowie müheloser machen. So lässt sich zum Beispiel mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erzeugen oder löschen. Per Windows+Alt+N kann man besonders schnell ein kleines Notizfenster öffnen, ganz ohne gleich die gesamte OneNote App zu öffnen – perfekt, um sich, während man an was arbeitet, gleichzeitig schnell Notizen zu machen. Microsoft hat auf dieser Internetseite alle Shortcuts für OneNote aufgeführt zum Nachschlagen: https://support.microsoft.com/de-de/office/tastenkombinationen-in-onenote-44b8b3f4-c274-4bcc-a089-e80fdcc87950
Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N kann man auf schnellstem Wege eine neue Notiz erstellen. Hierzu muss OneNote nicht mal offen sein. Derartige „Notizen auf die Schnelle“ sind im Grunde wie Post-its. Sie werden im Standard-Notizbuch unter dem Abschnitt „nicht abgelegte Notizen“ gesichert und lassen sich von da an den richtigen Ort schieben, wenn notwendig. Alternativ kann man den Standard-Speicherort ebenso in den One-Note-Optionen unter dem Teil „Speichern und Sichern“ anpassen.

Zum Abschuss sei noch gesagt, dass der Einsatz von OneNote juristisch bedenkenlos und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der EU – besser gesagt in Deutschland selbst – gespeichert. Das kann man auf dieser Seite nachschauen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar gelistet sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach ausschließlich in Deutschland gehostet.