Was ist Microsoft Teams und wie kann ich es nutzen?

Die Corona-Pandemie und das hiermit einhergehende Home-Office-Gebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor aller Zeiten. Während im November 2019 rund 20 Millionen jeden Tag die Kollaborationssoftware MS Teams nutzten, stiegen die Werte ab März 2020, also ab Anfang der im Grunde weltweit geltenden Pflicht bzw. Ratschlag zum Home-Office, konstant rasant an. Rund ein Jahr danach, im April 2021 verzeichnete die Plattform ganze 145 Millionen Anwender täglich – ein in der Tat explosionsartiges Wachstum. Aber warum hat die Software eigentlich durch die Etablierung des Home-Office so extrem Gewinn gemacht? Über welche Möglichkeiten verfügt Teams? Und ist die Teamlösung eigentlich zuverlässig?

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Computersoftware, welche kleine wie auch große Personengruppen oder auch Bereiche dabei hilft, leistungsfähig und transparent im Team zusammenzuarbeiten. Das Programm ist also eine Gesprächs-, Arbeiten-, Besprechungs- und Termin-Plattform in einem. Sämtliche in MS Teams geteilten Daten stehen immer allen Gruppenmitgliedern (gemäß deren Berechtigungen) bereit und lassen sich zentral bearbeiten und im Sinne der Transparenz von allen kommentieren. Mit Teams ist es machbar, miteinander im Kollektiv an Dateien zu arbeiten, Video- und Telefonkonferenzen abzuhalten und zu kommunizieren – ob 1:1 oder in Personengruppen. Damit erläutert sich auch, warum MS Teams während der Corona-Pandemie sowie der hierdurch verursachten Tätigkeit aus dem Home-Office heraus solcherart starken Zulauf an frischen Anwendern hatte: Die Software hat alles, was man benötigt, um als Team digital an einem Strang ziehen zu können. Die 2017 erschienene Software eignet sich dabei im Übrigen für alle Unternehmensgrößen – angefangen beim Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was wiederum ein weiterführender Erfolgsfaktor des Kollaborationstools ist.

Microsoft Teams ist Baustein der Abonnements von Microsoft 365. Verfügbar ist MS Teams für Windows, macOS und Linux genauso wie iOS sowie Android – es läuft nämlich sowohl auf Computern als auch via mobiler App auf Smartphones sowie Tablets.

Die Funktionen von Teams im Detail

Die Bezeichnung der Software lässt es bereits annehmen – Teams sind bei der gleichnamigen Microsoft-Software eindeutig im Vordergrund. Ebendiese Teams können Bereiche oder Projektteams sein, welche lang, mittel- wie auch bloß kurzfristig existieren. Neben Teilnehmern aus dem individuellen Unternehmen können auch externe Individuen Teil eines derartigen Teams sein, beispielsweise Dienstleister, Partner oder auch Kunden. Des Weiteren können Gruppen, so heißen die Einheiten in Microsoft Teams, offen wie auch geschlossen sein – offenen Gruppen können alle beitreten, zu ungeöffneten Gruppen bekommen Sie nur Zugang, wenn ein Nutzer der Gruppe Sie einlädt.

Zusätzlich zu Gruppen gibt es in Teams auch Kanäle – das sind jene Orte, an denen Gruppen sich austauschen, Dokumente und Notizen ablegen, Termine einrichten wie auch vieles mehr. Innert der Kanäle findet also im Wesentlichen die eigentliche Arbeit statt. Jeder Nutzer, der den Kanal abonniert hat, wird automatisch über Neuerungen innert dieses Kanals auf dem Laufenden gehalten. Erwähnt (sog. taggen) ein Anwender eine bestimmte Person mit vorangestelltem @-Symbol, wird jene zudem explizit benachrichtigt.

Um übergangslos mit den sonstigen Tools der Microsoft-Familie arbeiten zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Access mühelos einbinden. Eine stufenlose Einbindung ist jedoch nicht nur an Anwendungen aus der Microsoft-365-Welt realisierbar – auch andere Services wie YouTube, Wikipedia oder Twitter können Sie in Teams einbinden, um nur manche der gegenwärtig über 50 Apps sowie Konnektoren zu erwähnen.

Man kann also via Teams alle möglichen Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und muss keine Dokumente mehr hin- und herschicken, weil sie zentral an einer Stelle für alle zugänglich gespeichert sind. Als Ablageorte für Dokumente sind normalerweise SharePoint und OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, möglich. Es lassen sich dennoch auch problemlos andere Cloud-Systeme wie Google Drive oder etwa Dropbox nutzen als relevante Speicherorte für die Dokumente, welche innerhalb der Teams-Anwendung gepostet und bearbeitet werden.

Obendrein zu den Kanälen existieren Chats, in welchen sich zwei oder auch mehrere Nutzer austauschen können. Da sich Chats zudem mit Anhängen versehen lassen, Sie Bilder senden wie auch sogar Dringlichkeitsstufen wählen können, macht ebendiese Chat-Funktion von Microsoft Teams interne E-Mails in Unternehmen komplett obsolet.

Der in Teams eingebundene Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen sowie Veranstaltungen im Blick zu bewahren und zu organisieren. Für bestmöglichen Komfort sind Outlook-und Teams-Kalender jederzeit automatisch synchron und ein Einladen zu Teams-Meetings ist einfach aus Outlook raus durchführbar.

Mit der Kollaborationssoftware Teams lassen sich zudem Video-Konferenzen festlegen wie auch durchführen. Im Zuge dessen ist selbstverständlich auch ein Teilen des Displays realisierbar, ebenso wie Sie es vermutlich von Skype oder Zoom kennen. Genauso sind die Funktionen Chat, Handzeichen sowie eine Aufzeichnung des Calls möglich. Teams hat ein modernes Highlight: Es ist eine automatische Transkription der Besprechung möglich.

… und indem Sie stets über alles, was in Teams passiert, informiert sind, gibt es einen Newsfeed. Das Design erinnert an Social Media Seiten und zeigt in einem Feed alle möglichen Infos chronologisch sortiert an, die relevant sind für die Projekte, an welchen Sie kooperieren.

Tipp: Wenn Sie Teams schon verwenden, geben Sie mal „/wasistneu“ in Ihre Suchleiste ein – so sehen Sie die neuesten Änderungen an der Software und können sich über brandneue Möglichkeiten innerhalb von Teams up-to-date halten.

Ist Microsoft Teams denn sicher?

Wenn in einer Computersoftware die komplette firmeninterne Kommunikation und Dateien verschiedenster Art, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt und bearbeitet werden, ist logischerweise der Sicherheitsaspekt grundlegend offenzulegen. Gewiss ist Microsoft sich der Zuständigkeit bewusst und schützt deshalb alle in Teams eingelagerten Dateien mit der hauseigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker. Zudem kommt ein Distributed Key Manager zum Einsatz, der dafür sorgt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf den Code haben, der nötig ist, um diese verschlüsselten Dokumente zu entschlüsseln.

Um eine verlässliche Übertragung der Informationen zwischen dem Rechner des Nutzers und dem Rechenzentrum zu garantieren, findet eine TLS- und SRTP-Verschlüsselung statt.

Um unseren strengen europäischen Bedingungen nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechnung zu tragen, löscht Microsoft sämtliche personenbezogene Informationen, die ein Nutzer oder Administrator in Teams beseitigt hat, innerhalb von 30 Tagen – und zwar an sämtlichen Speicherorten. Darüber hinaus haben Betriebe die Option, deren in Teams verwendeten Daten bei Bedarf bloß in Rechenzentren in Deutschland abzuspeichern.

Teams ist mit üblichen regulierenden Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder HIPAA Business einstimmig. Um die Anforderungen zu erfüllen, verfügt diese Computersoftware zum Beispiel über die team- sowie organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung plus Single Sign-On. Dadurch ist auch ein geschützter Einsatz von Teams auf den privaten mobilen Endgeräten der Anwender durchführbar.

Wer super-sicher gehen möchte, kann zudem eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams einrichten. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass niemand – nicht mal Behörden oder aber Microsoft selbst – Zugriff auf die in Teams abgespeicherten Unternehmensdaten erhält.

Wenn Sie Interesse haben, diese Verschlüsselung für Ihre Teams-Nutzung im Betrieb umzusetzen, sprechen Sie uns gerne an. Ebenso betreuen wir Sie gerne, wenn Sie Ihre Daten aus Teams beispielsweise in ein deutsches Rechenzentrum bringen möchten. Wir sind Ihr Ansprechpartner bei Microsoft Teams!